7 (Buoni) Consigli per Lavorare in Smart Working

È ormai da oltre un mese che l’Italia si trova a fronteggiare l’emergenza Coronavirus che ha profondamente rivoluzionato il nostro modo di vivere e lavorare. Sono molte le persone che si sono ritrovate a lavorare da casa da un momento all’altro senza sapere né cosa volesse dire smart working né come funzionasse. Dopo il decreto del 1° marzo 2020, sono circa 554.754 le persone che in Italia hanno cominciato a lavorare da casa. In Polk&Union lo smart working è stato adottato fin dall’apertura della prima sede a Roma, nove anni fa. Anche se per noi è un concetto già assimilato in passato, molte aziende si sono trovate per la prima volta costrette a riorganizzare il loro modo di lavorare e ad adottare queste nuove misure per i loro dipendenti.

Cos’è lo smart working e come funziona?

Letteralmente, la traduzione di smart working in italiano è “lavoro agile”. Tuttavia è curioso sapere che nei paesi Anglosassoni vengono preferite espressioni quali remote working, working from home e telecommuting per descrivere il lavoro agile come lo intendiamo noi. 

A livello pratico, lavorare in smart working significa adattarsi ad un nuovo modo di svolgere la propria professione lavorativa. Come si legge sul sito del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, “la definizione di smart working, contenuta nella Legge n. 81/2017, pone l’accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale e sull’utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto”. 

Come quasi ogni cosa, non c’è un modo giusto o sbagliato per adattarsi a questo nuovo modo di lavorare. Per abituarsi c’è bisogno che passi il tempo necessario per considerare il lavoro agile non più come qualcosa di nuovo e innovativo, ma piuttosto come la normalità. Però se sei ancora agli inizi qualche consiglio non può di certo farti male. Se vuoi ottimizzare il tuo lavoro da casa ti proponiamo una lista con 7 consigli che puoi seguire. 

1) Organizza il lavoro con i membri del team

Il primo consiglio per lavorare in smart working è anche alla base del lavoro in ufficio. Prima di procedere a qualsiasi lavorazione bisogna organizzare la mole di lavoro con gli altri membri del team. L’efficienza e l’efficacia per portare a termine un lavoro dipende principalmente dalla capacità di organizzazione di un’azienda. Ma ora più che mai, con l’emergenza Coronavirus e i dipendenti costretti a lavorare da casa, l’organizzazione è diventata fondamentale. Non essendoci una comunicazione diretta con i propri colleghi, bisogna organizzare il lavoro in modo che tutti gli altri membri siano a conoscenza dei compiti e delle scadenze da rispettare. Per esempio, lo strumento di project management “Trello”, fornisce al team la possibilità di avere una panoramica completa ed esaustiva sui compiti da portare a termine, le scadenze da rispettare e le risorse impiegate per ogni incarico.

2) Mantieni la comunicazione aperta all’interno del Team

Una delle maggiori difficoltà associate al lavoro in smart working è quella di mantenere la comunicazione con gli altri colleghi. Passare da un contesto lavorativo dove si condividono scrivanie e consigli alla macchinetta del caffè al lavorare in modalità di “isolamento”  da casa può essere un cambiamento destabilizzante. Parliamoci chiaramente, nella maggior parte dei casi i colleghi sono persone con cui si condivide gran parte della giornata e, volente o nolente, instaurare un rapporto interpersonale con loro è quasi inevitabile. Per questo motivo è fondamentale tenere a mente che lavorare in smart working non vuol dire tagliare qualsiasi rapporto con gli altri membri del team, bensì adattarsi alla situazione corrente per trovare delle modalità efficaci per rimanere in contatto con loro, sia in ambito professionale che in ambito della socialità. Fortunatamente viviamo nella cosiddetta “era digitale” che ci permette di rimanere in contatto con le persone anche a distanza. Per fare ciò, bisogna sfruttare gli strumenti tecnologici che possediamo. Vediamoli più nel dettaglio con il punto numero tre.

3) Sfrutta a tuo vantaggio la tecnologia

La tecnologia è nostra alleata, il tramite che ci permette di rimanere in contatto sia con il nostro gruppo di lavoro che con i nostri clienti. Questi sono alcuni esempi su come applicare la tecnologia a nostro vantaggio:

  • utilizza sistemi di messaggistica istantanea per rimanere in contatto quando e con chiunque tu voglia. Ad esempio, Google Hangouts Chat è una piattaforma di messaggistica che attraverso messaggi diretti e conversazioni di gruppo aiuta i membri del team a comunicare all’interno di un’azienda;
  • utilizza sistemi di videoconferenza per meeting di gruppo che ti permettono di essere presente in qualsiasi parte del mondo. Tra le più note citiamo Google Meet, Skype e Zoom.

È bene tenere a mente che avere la possibilità di essere online 24 ore su 24 tutti i giorni della settimana, non significa dover lavorare sempre; quando necessario è importante staccare e mettersi offline. Ricordiamoci che lavorare da casa non vuol dire lavorare di più, ma semplicemente saper trovare il giusto equilibrio nell’orario di lavoro.

Consigli per impostare lo Smart Working

4) Organizza efficacemente l’orario di lavoro

Come abbiamo appena detto, lavorare in smart working non vuol dire né lavorare di più né di meno. Bisogna perciò cercare di attenersi il più possibile alla routine lavorativa rispettando gli stessi orari dell’ufficio. Per fare ciò ti consigliamo due soluzioni per il rispettare il tuo orario di lavoro:

  • stabilisci un orario d’inizio e uno di fine alla tua giornata lavorativa e cerca di rispettarli il più possibile. In questo modo non rischierai di trasformare il tuo smart working in overworking, ovvero lavorare più di quanto dovresti; 
  • concediti una pausa per il pranzo e altre brevi pause durante la giornata. Le soste sono fondamentali per il tuo benessere fisico e mentale. Nessuno te ne farà una colpa se farai una pausa di qualche minuto per sgranchirti le gambe o bere un caffè. Fermarti un attimo può donarti il benessere necessario per rinfrescarti le idee e farti tornare a lavorare più produttivo e volenteroso di prima.

5) Separa vita privata e lavorativa

Può sembrare banale, ma separare vita privata e lavorativa non è così facile come sembra quando ci si trova a lavorare da casa. Bisogna perciò cercare di dividere le due realtà il più possibile così da non rischiare di sovrapporle. Quindi, stabilisci degli orari di lavoro e una routine costante così da avere del tempo da dedicare sia alla tua vita privata che al tuo lavoro. Ricorda inoltre di lasciare fuori la tua vita privata una volta iniziata la tua giornata lavorativa. In questo modo sarai più motivato e produttivo nella tua giornata lavorativa. 

6) Ritagliati un luogo smart dove lavorare

Ritagliati uno spazio dedicato al tuo lavoro che sia il più possibile separato dal resto della casa e dagli altri componenti della famiglia. Cerca di posizionare il tuo luogo ideale lontano dal tavolo dove mangi o dal divano dove guardi la tv. In questo modo manterrai una distinta separazione mentale della tua casa e assocerai ad ogni stanza la propria funzionalità. Quindi quando ti troverai nel tuo luogo smart riuscirai a tenere fuori le distrazioni e a concentrarti meglio. Attenzione al comfort e a mantenere l’ambiente ordinato, ti aiuteranno a rimanere concentrato e produttivo. 

7) Mantieni la stessa professionalità

Partecipare a videoconferenze direttamente dal proprio salotto di casa non significa abbandonare la professionalità conseguita in ufficio. Lavorare in smart working significa anche questo, rispettare un abbigliamento adeguato alla posizione di lavoro che si ricopre anche da casa. Quindi assolutamente no alle ciabatte o ai pantaloni del pigiama sotto la scrivania durante una videoconferenza con i clienti. Anche se nessuno potrà notare il tuo abbigliamento da sotto la scrivania, cerca di mantenere il tuo abituale livello di professionalità. Ciò ti aiuterà a farti sentire come se fossi fisicamente a lavoro e di conseguenza a concentrarti meglio. Inoltre, mantenere un abbigliamento consono può aiutarti a essere più credibile con te stesso e con gli altri.

Cosa succederà in futuro?

Non sappiamo cosa succederà in futuro, se lo smart working verrà mantenuto o meno all’interno delle aziende anche dopo la fine dell’emergenza. Ciò che è certo è che se riusciremo ad interpretare questo cambiamento come una grande opportunità di crescita personale e professionale ne usciremo più forti e, sicuramente, anche più smart di prima. 

Fonti:

  • https://www.corriere.it/economia/lavoro/cards/10-regole-far-funzionare-smart-working/aggiornare-modello-lavoro-agile-base-esigenze.shtml (comunicazione)
  • https://www.spremutedigitali.com/rischi-smart-working-problemi-soluzioni/ (orari lavoro, overworking)
  • https://www.spremutedigitali.com/piattaforma-digital-collaboration/ (trello)
  • https://www.ilgiornale.it/news/cronache/smart-working-e-coronavirus-regole-e-consigli-lavorare-casa-1841793.html
  • https://www.ninjamarketing.it/2020/03/24/smart-working-consigli-copernico/
  • https://www.adnkronos.com/soldi/economia/2020/03/22/dieci-consigli-per-sopravvivere-allo-smart-working_fsaCm8hWpP2pP0j2ecGiuJ.html?refresh_ce
  • https://www.corriere.it/dataroom-milena-gabanelli/coronavirus-smartworking-connessione-oltre-11-milioni-italiani-senza/deb45d24-66e8-11ea-a26c-9a66211caeee-va.shtml
  • https://www.lavoro.gov.it/documenti-e-norme/normative/Documents/2020/DPCM-del-01032020-lavoro-agile.pdf
  • https://www.corriere.it/dataroom-milena-gabanelli/coronavirus-smartworking-connessione-oltre-11-milioni-italiani-senza/deb45d24-66e8-11ea-a26c-9a66211caeee-va.shtml