IL RUOLO

L’Admin Assistant fornisce supporto operativo nello svolgimento di tutte le attività attinenti alla gestione amministrativa della società, sia operazioni amministrative di routine che mansioni utili al funzionamento regolare ed efficiente delle Risorse Umane, e più in generale dell’ufficio; 

Supporta i vari reparti aziendali e riceve indicazioni dalla responsabile amministrativa e il CEO;

Agisce in modo indipendente nelle questioni di routine e si consulta con il/i supervisore/i su questioni e procedure nuove e/o più complesse. La supervisione ricevuta prevede l’orientamento tecnico e procedurale e l’apprendimento sul lavoro;

Si occupa di attività legate alla partecipazione a gare di appalto, è responsabile dell’iscrizione ai vari portali fornitori, e verifica l’aggiornamento e la correttezza della documentazione amministrativa presente, supporta il Client Service nella preparazione dei documenti in caso di partecipazione e presentazioni di offerte;

Partecipa all’analisi e implementazione di nuovi tools per il miglioramento del sistema di gestione aziendale; 

Partecipa agli audit periodici di verifica per la Certificazione di Qualità;

Si predilige un background formativo universitario.

Completa il profilo un’ottima padronanza della lingua inglese per interagire con clienti e fornitori internazionali (livello B2 o superiore che verrà testato durante il processo di selezione).

RESPONSABILITÀ PRINCIPALI

• Digitare, formattare e redigere la corrispondenza ordinaria; raccogliere tabelle, rapporti, presentazioni, pubblicazioni e altra documentazione;
• Ricevere, schermare e dirigere telefonate e visitatori; rispondere alle richieste di routine interne ed esterne e/o fare riferimento a contatti/unità appropriati;
• Immettere, recuperare, strutturare e aggiornare le informazioni e i dati selezionati da varie fonti (ad es. Internet, file di ufficio, portali fornitori, ecc.); 
• Istituire e mantenere archivi e sistemi di riferimento dell’ufficio secondo procedure standard
• Avviare, visualizzare e tenere traccia di una serie di transazioni amministrative nei sistemi informatici finanziari/di viaggio/risorse umane;
• Supportare l’amministrazione nella redazione e archiviazione dei documenti contrattuali, legali, etc;
• Supportare l’organizzazione e l’amministrazione in riunioni, workshop ed eventi;
• Assistere nell’organizzazione dei viaggi: organizzare il trasporto, la logistica, l’alloggio, i documenti;
• Garantire la disponibilità delle forniture per ufficio e la manutenzione delle apparecchiature per ufficio;
• Svolgere altri compiti su richiesta.

HARD SKILLS: 

• Esperienza minima in contesti aziendali e nel lavoro di supporto d’ufficio;
• Conoscenza pratica dell’inglese; 
• Conoscenza delle applicazioni MS Office, Internet e apparecchiature tecnologiche per ufficio;
• Conoscenza dei tools della suite Google (G-mail, Calendar, Meet, Drive e creazione documenti);
• Si preferisce corso di Laurea in Economia e Commercio, Business Administration o simili;
• Padronanza della lingua inglese;
• Gradita conoscenza del settore commerciale in cui opera l’azienda.

SOFT SKILLS: 

• Ottimista, ha passione per il proprio lavoro;
• Abilità di comunicazione, scritta e orale;
• Organizzazione, pianificazione e coordinazione, abilità nella gestione del tempo;
• Affidabilità e discrezione: capacità di lavorare con un elevato livello di riservatezza e sotto pressione;
• Flessibilità e attitudine al problem solving;
• Organizzato/a nel proprio lavoro;
• Intraprendente e determinata/o: porta sempre il risultato a casa;

Oltre alle necessarie competenze sopra riportate, sono fondamentali per P&U: 

• Etica professionale;

• Capacità di ascolto;

• Senso di responsabilità;

• Acume e pensiero innovativo.

Completa il profilo una buona padronanza della lingua inglese (livello B2 o superiore che verrà testato durante il processo di selezione).

Contratto di lavoro: Full-time

Durata: Internship 6 mesi 

Compenso: Il candidato selezionato riceverà un’offerta secondo normativa vigente.

Secondo criteri di meritocrazia, valore fondante in Polk&Union, la risorsa potrà inoltre beneficiare dei piani di incentivazione, discrezionalmente opzionabili dall’azienda, legati al raggiungimento di obiettivi di gruppo e/o individuali. 

Cosa ti offriamo:

• Contratto di assunzione;
• RAL commisurata all’esperienza;
• Conferenze ed eventi di settore offerti da Polk⋃
• Flessibilità negli orari di lavoro;
• Condivisione di progress e aggiornamenti di team; 
• Eventi d’agenzia offerti da Polk&Union (ski trip, summer party, White Elephant).

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